На каждое лицо, получившее допуск по третьей форме, подразделение по защите государственной тайны на основании письменного ходатайства руководителя структурного подразделения организации заводит карточку с указанием номера списка и даты утверждения руководителем организации этого списка. Заполненные карточки заверяются подписью руководителя или заместителя руководителя подразделения по защите государственной тайны и печатью этого подразделения, регистрируются в журнале учета карточек на допуск работников отдельно от карточек на допуск граждан по первой и второй формам и вместе со списками на лиц, подлежащих допуску к секретным сведениям, и договорами (контрактами) об оформлении допуска к государственной тайне хранятся в подразделении по защите государственной тайны в течение всего периода работы в данной организации граждан, допущенных к секретным сведениям. Карточки в другие организации не пересылаются и уничтожаются по истечении одного года после увольнения граждан, на которых они были заведены. При небольшом количестве граждан, оформляемых на допуск по третьей форме, карточки могут не заводиться. При ведении карточного учета списки хранятся в организации в течение одного года, после чего они могут быть уничтожены в установленном порядке. В отношении граждан, которые свыше года после оформления им допуска по первой, второй или третьей форме не соприкасались со сведениями, составляющими государственную тайну, а также граждан, которые уволились из организации, ушли на пенсию или закончили обучение в учебном заведении и на которых в течение года не затребованы карточки действие допусков прекращается, при этом договоры (контракты и карточки хранятся в подразделении по защите государственной тайны в течение установленного, после чего карточки вместе с договорами (контрактами) уничтожаются по акту. Прекращение действия допуска по первой и второй формам оформляется соответствующими ежеквартальными актами, составленными в произвольной форме с указанием фамилий граждан в алфавитном порядке, дат и мест их рождения. Акты утверждаются заместителем руководителя организации, занимающимся вопросами защиты государственной тайны, или руководителем подразделения по защите государственной тайны, их копии направляются в орган безопасности, осуществляющий проверочные мероприятия. Справка о допуске выдается подразделением по защите государственной тайны под расписку командированного лица в журнале учета выдачи справок о допуске или в карточке учета выдачи справок о допуске на срок разовой командировки или на срок выполнения задания, но не более чем на год, после чего она возвращается по месту ее получения и уничтожается, о чем делается отметка в журнале(или карточке (которая заверяется подписями двух сотрудников подразделения по защите государственной тайны. При этом акт на уничтожение не оформляется. Журнал и карточка хранятся в подразделении по защите государственной тайны не менее 5 лет после внесения в них последней записи, а затем уничтожаются в установленном порядке.